Feuille de route
 
Chers participants,
 
Voici donc des informations plus détaillées concernant notre tentative de record du monde de ce samedi. Je vous demande de bien vouloir toutes et tous lire TRES ATTENTIVEMENT ce document, puisqu’il réunit à la fois des éléments informatifs, qui vous permettront de traverser avec calme et sérénité ce record, et des éléments directifs par le Guinness Record à Londres, dans une volonté de validation du record.
 
 
LIEU DU RECORD
 
Fondation Ton sur Ton
Rue du Progrès 48
2300 la Chaux-de-Fonds
Suisse
 
INFORMATION VEHICULES
 
Du jeudi 19 au vendredi 20 octobre 2017
Les personnes provenant de l’extérieur et venant en voiture ont la possibilité de déposer leurs instruments à l’accueil prévu à Ton sur Ton, en s’arrêtant quelques minutes sur les places de livraisons prévues  puis de trouver une place de parc dans les environs.
                                                 
 
 
Samedi 21 octobre
De 11h à 14h, un service de “navettes musicales” est prévu entre le parking de la place des Forains    (cf plan en annexe) et Ton sur Ton. Les musiciens n’ayant pas encore déposé leurs instruments pourront les décharger sur les places de livraisons avant de repartir au parking des Forains. Ils pourront également aller directement au parking des Forains et revenir avec la navette et leur instrument. Il y aura donc 4 tracteurs avec des chars et des génératrices vous permettant de jouer du blues, de “jamer” sur un char durant le trajet!!!!! Le service de navette est organisé uniquement pour l’installation, pas le soir.
 
                                                 
 
D’une manière générale, nous vous incitons à utiliser les transports publics. Depuis la gare : BUS Hôpital, voie rose, arrêt Bibliothèque ou à pied Gareà Ton sur Ton = 10minutes.
 
                                             
 
Autre parking à proximité : Métropole centre (5minutes à pied)
 
INFORMATION A L’INTENTION DES MUSICIENS
 
Le jeudi 19 octobre et le vendredi 20 octobre, une équipe d’accueil sera à Ton sur Ton pour vous donner les informations nécessaires à votre venue pour le record du monde.
 
Jeudi 19 octobre : de 16h à 20h installation des batteurs et des percussionnistes
Vendredi 20 octobre: de 16h à 20h installation des claviéristes et des guitaristes
Samedi 21 octobre: dès 10h installation des participants
 
Le samedi 21 octobre, une tente rouge d’accueil sera montée dans la cour de Ton sur Ton. Vous y trouverez toutes les informations nécessaires, à votre venue, pour le record du monde.
 
La première chose à faire pour vous est donc de venir dans la tente d’accueil vous immatriculer pour le Guinness Record, et y recevoir des informations.
 
Un vestiaire est à disposition des musiciens dans le couloir. Il sera gardé et géré par les organisateurs le samedi 21 octobre. Merci de passer par eux pour poser et récupérer vos vestes.
 
Des lieux de stockage pour les étuis à instrument seront également mis à disposition dans différentes salles. La répartition se fait par instrument. Les organisateurs vous indiqueront par registre d’instruments où poser vos affaires.
 
En vue du fort du volume, nous mettrons des boules quiès à disposition. Toutefois, merci aux musiciens qui disposent de protections personnelles de les prendre également.
 
 
 
 
INFORMATION A L’INTENTION DES MUSICIENS CONCERNANT LE RECORD DU MONDE
 
ACCUEIL DES MUSICIENS
 
L’accueil se fait sous la tente rouge dans la cour intérieure de Ton sur Ton. Vous recevrez 4 autocollants avec un numéro personnel. Le premier autocollant sera à coller au niveau de la nuque à l’intérieur de votre veste (attention à la colle, ne prenez pas d’habits trop précieux). Deux autres autocollants seront à disposition pour étiqueter vos fourres à instrument (pour les retrouver facilement après le record). Le dernier autocollant devra impérativement être collé sur votre habit le samedi 21 octobre (à la position du cœur à gauche) de manière à pouvoir être photographié et filmé avec votre numéro personnel visible pour le processus de validation du record du monde.
 
Les organisateurs s’occupent de la répartition en salle des participants. Attendez-donc d’être renseigné sur votre emplacement personnel pour le record avant d’entrer dans la salle, merci!
 
 
VESTIAIRE DES MUSICIENS
 
Un service de vestiaire est géré par les organisateurs. Avant d’entrer dans la salle vous pourrez donc remettre au personnel du vestiaire UNE seule veste avec l’autocollant numéroté à la hauteur de la nuque en intérieur. Soyez les plus légers que possible, pas de défilé de mode organisé….-)
 
Pour le record du monde, nous vous demandons de vous habiller avec un haut noir ou sombre, complété par soit un chapeau ou soit par un élément de couleur (foulard, cravate, lunettes, etc…)
 
 
 
ATTITUDE EN SALLE  DES MUSICIENS
 
Lors de votre entrée en salle, nous vous prions de respecter le silence et le calme afin de permettre à l’équipe technique et aux musiciens déjà présents de travailler.
 
Dès votre entrée, pour les soundcheck, c’est l’équipe technique chargée de vous sonoriser qui vous indiquera où vous placer et à quel moment jouer.
 
Donc tous les placements et soundcheck sont systématiquement indiqués et gérés par un des techniciens. Il est essentiel de ne jamais jouer sans que la technique ne vous l’ait demandé. Pensez aussi à respecter le silence pour permettre à chacun de recevoir les indications de manière agréable.
 
En résumé : toutes les informations qui vous seront données en salle pour le record transiteront par le micro de la régie générale. Ce ne sera donc que le chef d’orchestre, ou les techniciens qui s’adresseront à vous.
 
Le samedi 21 octobre, un enregistrement Guinness Record via caméra sera fait dès votre entrée en salle à 18h15, et jusqu’à la fin du record du monde. Dès votre entrée en salle, pour les raisons imposées par le Guinness Record, vous ne pourrez donc plus sortir de la salle. Des stewards seront présents pour vous guider aux toilettes en cas de nécessité d’extrême urgence…... Mais par pitié, pour faciliter tout ça, prévoyez de faire pipi avant 18h15… merci…….
 
Apprenez si possible les deux morceaux par cœur… les lutrins et les lumières faibles en salle ne font pas bon ménage avec les partitions…
 
 
ATTITUDE DU PUBLIC
 
Si vous avez prévu d’inviter du public : bienvenue à eux ! Toutefois, nous vous prions de leur communiquer qu’à cause du peu de place que nous pouvons leur laisser, il n’y aura pas de gradin n’y même d’endroit où s’asseoir. Nous avons prévu une déambulation que le public pourra suivre depuis l’entrée, jusqu’à la régie avant de repartir par l’autre porte (cf plan plus haut). La circulation est donc primordiale pour des raisons de sécurité, merci de ne pas s’attarder pour laisser la chance à d’autres d’entrer et voir le record. Evidemment, il est tout à fait possible de faire plusieurs tours. Merci d’avance pour leur compréhension.
 
Toutefois, et pour que chacun puisse vivre ce record en direct et en chair et en os, nous avons organisé une tente extérieure avec un écran géant qui diffusera le record !!!! Donc parlez-en autour de vous, ce sera génial de vivre ça en nombre !!!
 
PLANNING EN DETAIL
                                
Jeudi 19 octobre                                      
16h00-20h00 Installation batteries et percussions  
 
 
Vendredi 20 octobre
16h00-20h00 Installation et soundcheck des claviers + guitaristes (tous ceux qui peuvent venir vendredi soir pour vous installez, venez ! Ceci nous permettra d’alléger le planning du samedi.
 
Samedi 21 octobre
9h00-14h00                                                             IMMATRICULATION GUINESS BOOK (ATTENTION, DERNIERE                                              IMMATRICULATION A 14H !) dans la tente rouge à l’entrée
 
09h30                                                                                         RdV Solistes et Ateliers Blues, Profs Ton sur Ton
10h30-12h30                                                           Soundcheck et raccords Ateliers Blues et Profs Ton sur Ton
 
14h00                                                                         RdV Chœur et Violonistes
14h30-15h15                                                           Soundcheck et raccords Chœur et Violonistes
15h00                                                                         RdV Bassistes et Guitaristes sans ampli n’ayant pas pu venir le                                               vendredi
15h15-15h45                                                           Soundcheck et raccords Bassistes et Guitaristes n’ayant pas pu                                            venir le vendredi
15h45                                                                         RdV TOUT LE MONDE
16h15-17h00                                                           Soundcheck et raccords TOUT LE MONDE
 
17h00-18h00                                                           Pause, sortie de tout le monde coordonnée par les organisateurs
 
18h00-19h00                                                           Entrée des participants pour le record TOUT LE MONDE
19h15-19h30                                                           Accordage
 
19h30-20h15                                                           RECORD DU MONDE
 
20h15-21h15                                                           Rangements et sortie coordonnée par les organisateurs
 
 
Tente backStage et collation
 
Le samedi 21 octobre, dès 10h, un bar et un stand de restauration seront ouverts sous la tente publique. Ces consommations sont payantes.
 
Dans la tente d’accueil Backstage, une délicieuse collation (boissons, fruits, biscuits, etc) pourra être pris à tout heure par les participants. Collation gratuite et sans alcool pour les participants !!!!!
 
Un écran vidéo géant serra également mis à proximité du bar afin de permettre au public d’assister à la performance également depuis dehors.
NOTICE LEGALE DU RECORD DU MONDE
 

Comme vous le voyez à la ligne 4 ci-dessous, une des directives exigées par le Guinness Record est que tous les concernés, même les participants lisent et comprennent les tenants et aboutissants du record… Cette « joyeuse et petite lecture » d’ici samedi vous permettra en tous les cas de prendre la mesure des démarches et correspondances tenues avec Londres depuis 18 mois, en lien avec ce record… pfffffffff.-)))))))). Mais on est sur la dernière ligne droite, et jusqu’ici on tient le cap avec sérieux et fermeté !

 
    
Alors bonne lecture, bonne préparation, et à très vite pour cette journée inoubliable! Ce sera magique! Ce sera fou! Ce sera…….
 
MERCI d’avoir choisi de vivre ça avec nous!
 
           
 
 
 
 

 

Largest blues band

 

Legal notice

This document acts as a guide to the specific considerations and undertakings for your potential record attempt and is to be used in conjunction with the Guide to Your Evidence, which outlines the evidence we require to verify the success of your record attempt.These guidelines should be read and understood by all concerned with the record attempt prior to the attempt – this includes every participant, organiser and witness. 
These guidelines are specific to your record attempt and must be followed. Should any part of these guidelines be contravened, your record attempt will be disqualified, without any right of appeal. 

Additionally, these guidelines in no way provide any kind of safety advice and cannot be construed as providing any comfort that the record attempt is free from risk. 
Guinness World Records accepts no responsibility for the safety of participants or bystanders in any record attempt. It is your sole responsibility to ensure that (a) all necessary safety precautions are in place and that all equipment used is suitable and thoroughly checked prior to the record attempt taking place and (b) you are in compliance with all applicable health and safety laws and regulations. 

If you are organising a record attempt in association with an alcoholic brand you must seek explicit written permission in advance from Guinness World Records otherwise your record may not be approved. Without written permission, your record might not be accepted even if you have followed the guidelines. Please send your requests to Guinness World Records using the Correspondence section in your online application. 
 
Finally, the provision of these guidelines in no way constitutes Guinness World Records’ consent for you to undertake a record attempt. Any record attempt will only be considered to be authorised by us where you have signed our standard agreement in relation to record attempts.

Record definition

  • This ®ecord is for the largest blues band in terms of participants.
  • This record is to be attempted by a team of unlimited size.
  • For the purpose of this attempt, blues is a melancholic style of music that evolved from southern African-American secular songs and is usually distinguished by a strong 4/4 rhythm, flatted thirds and sevenths, a 12-bar structure.

Rules for Largest blues band

  1. The performance must be of a professional standard and of a similar content to the usual act performed by the individual or group attempting the record. 
  2. To constitute a “blues band”, the band must consist of a rhythm section (percussion, doubles basses or bass guitars, in addition to instruments capable of playing chords e.g. piano) plus a horn section. Additional instruments or sections typically associated with jazz are permitted, provided that the recital remains within the blues music style. 
  3. Free or open-air recitals are acceptable. 
  4. All members of the ensemble must be proficient musicians and they must be directed by an experienced conductor. 
  5. As full a recital as possible must be given to be directly comparable with the original record but, if this is not practicable, a recognised piece of music lasting at least five minutes must be performed, with all musicians played at some stage during the recital. 
  6. The music performed must exclusively be blues. No other music style must be played.

Rules for 'largest ensemble' records

Please make sure you follow ALL these rules: 

a.    The attempt must take place at a single location; in a gymnasium, educational establishment, conference or exhibition hall or some similar, public outdoor area. 
b.    The attempt must take place in a restricted area with entrances and exits clearly marked and controlled. 
c.    Indoor attempts must take place in a room designated for the attempt and outdoor attempts must be secured with fences or other physical barriers. 
d.    The performance must be of a professional standard and of a similar content to the usual act performed by the individual or group attempting the record. 
e.    Each participant must play their individual instrument during the entire attempt and the instrument cannot be shared between two or more people. 
f.    Free or open-air recitals are acceptable. 
g.    All members of the ensemble must be proficient musicians and they must be directed by an experienced conductor. 
h.    As full a recital as possible must be given to be directly comparable with the original record but, if this is not practicable, a recognised orchestral piece of music lasting at least five minutes this must be verified by the specialist independent witnesses. 
i.    If a non-classical piece is to be played, it must be re-scored for the performance. If a choir is used, the number of members must be given, but this will not count toward the record. 
j.    Improvisation is not permitted. 

STEWARDS 
k.    For every 50 participants there must be one designated steward. 
l.    Stewards must not come from the organisation holding the record attempt. 
m.    Each steward must be allocated a specific group of participants who are to be positioned in a clearly delineated area assigned to that steward. This can be done using coloured clothing, a clearly marked area or another method pre-approved by Guinness World Records. 
n.    Each steward must supervise their group during the attempt to ensure full participation. 
o.    Each steward must monitor if anybody in their group leaves the area. 
p.    The steward must note any participants who need to be deducted from the final total either for non-participation or for leaving the allocated area. 
q.    If the total number not participating exceeds 5% of the final total the attempt will be disqualified. 

WITNESSES 
r.    Where the attempt has less than 5000 participants it must be overseen and verified by at least two independent witnesses. 
s.    Where the attempt has 5000 or more participants it must be overseen by two independent witnesses and verified by an independent, professional, auditing firm. 
t.    The witnesses must personally perform the counting process or directly observe it. 
u.    The witnesses must perform spot checks during the attempt to ensure the rules above are adhered to. 

PRE-APPROVAL 

Please submit the following information prior to the record attempt to obtain approval of the proposed methods. Any attempts not pre-approved may be rejected if the process is not deemed acceptable. 

1.    Counting Method 
Attendance numbers must be accurately counted and confirmed using an approved method. Specific measures to ensure participants are not counted twice must also be outlined. Please see the ‘Acceptable Counting Methods’ Guide at the end of this document. 
2.    Venue Layout 
All venue layouts with entrances and exits marked must be submitted. 
3.    Verification Method 
The proposed method for verification must be explained in detail. 
4.    Delineation of Area 
If you wish to use a different method of delineation that those suggested (f), please also submit it for pre-approval with your other plans. 

Plans for pre-approval must be sent using the Correspondence function within your application. Attachments such as venue layouts can be uploaded via the Evidence function. You do not need to use the Submit Evidence button after uploading; as long as you write to us in Correspondence and make sure to save the changes to your application, the materials will appear for us to review. 


ACCEPTABLE COUNTING METHODS 

Participants must be counted individually by an efficient, accurate method upon entering the venue. Stewards’ individual counts of their sections does NOT constitute an acceptable counting method for the record total, and is meant only to ensure full participation by all those involved in each of their individual sections. The below counting methods are acceptable when performed accurately and in accordance with all guidelines outlined above. Guinness World Records may accept additional methods, provided these methods are pre-approved. 

•    Barcoded ticketing system – Tickets obtained prior to the event are scanned as participants enter and the scanner registers the number of tickets. If participants pre-register online and obtain a personalized barcode, the machine can also register their names and other information. 

•    Wristbands – These can be barcoded (as with a ticketing system) or individually numbered and handed out in order by independent individuals at the entrances. 

•    Turnstiles – Counters on each turnstile record the number of people passing through into the attempt area. 

For attempts of 1,000 participants or less ONLY: 

•    Clickers – two at each entrance in order to obtain maximum accuracy. These must be operated by independent individuals with no interest or affiliation in the attempt. 

•    Ticket stubs collected at the entrance(s) 

Please make sure you supply the following evidence: 

•    One cover letter explaining the context of the record attempt. Please indicate the date, time and exact location of the record attempt, your chosen witnesses and your record attempt measurement. Also please provide full details of the person(s)/organisation attempting the record including details on the preparation for the attempt. 
•    Two independent specialist witness statements confirming that the rules above have been adhered to and must explicitly state the exact and final figure of the total participants taking into account any participants whom the stewards deducted from the total. Statements must describe the counting process and overall attempt in details. 
•    Steward statements verifying the exact number of people successfully completing the activity that is the subject of the record attempt. 
•    Where the attempt is for 5000 participants or more an official auditor’s report must be submitted from an independent, professional auditing firm and must confirm the exact and final figure of the total participants taking into account any participants whom the stewards deducted from the total, as well as all details of the verification process. 
•    Photographic evidence of your attempt taking place capturing the details provided by the independent witnesses. The photographic evidence must include an aerial photo of the crowd or a photo showing the entire group. 
•    Video evidence of the entire record attempt, from start to finish that enables us to confirm the measurement achieved, that the guidelines have been adhered to and verify the details provided by the independent witnesses. In addition, all entrances and exits must be monitored on video and the counting process must be clearly visible in the video too. 
•    Schedule 2 should be signed by you when you are sending in evidence which you either own or have permission to allow Guinness World Records to use. 
•    If you include any photographs or video in your evidence which you do not own or have permission to allow Guinness World Records to use, then you must include Schedule 3
•    Media articles (newspaper, online, TV or radio) should be submitted as part of the evidence requirements. This is not compulsory evidence. 

Please read the Guide to Your Evidence document, where you will find further information about the evidence requirements and evidence templates. It is paramount this document is read before you submit your evidence.

Evidence checklist

  • Cover letter
  • Specialist witness statement 1
  • Specialist witness statement 2
  • Proof of witnesses’ expertise
  • Steward statements
  • Layout of attempt area
  • Auditors report
  • Photographic evidence
  • Video evidence
  • Video of the entrance/exits
  • Schedule 2 (signed)
  • Schedule 3 (signed)
  • Media articles